Om Danmarks stemmeafgivning i EU's militære komité.

Til justitsministeren (21/5 01) af:

»Kan ministeren bekræfte, at det er i strid med god forvaltningsskik og muligvis i strid med principperne i offentlighedsloven, når hverken forsvarschefen eller forsvarsministeriets departementschef tog notat efter den vigtige telefonsamtale om Danmarks stemmeafgivning i EU's militære komité?«

Der henvises til forsvarsministerens besvarelse af spørgsmål nr. S 2720. I denne besvarelse undlader ministeren at besvare det vigtige spørgsmål om, hvorvidt der burde være taget notater. Sagen har principiel betydning både i forhold til offentlighedslovens principper og fordi det jo er uforsvarligt, hvis der telefonisk træffes vigtige beslutninger om håndteringen af dansk forsvars- og sikkerhedspolitik og det ikke efterfølgende kan konstateres , hvad der er aftalt.

Justitsministeriet kan om spørgsmålet om forvaltningsmyndigheders notatpligt generelt oplyse følgende:

Offentlighedslovens § 6, stk. 1, indeholder en bestemmelse om notatpligt, der lyder således:

»§ 6. I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.«

Som det fremgår af ordlyden, gælder notatpligten efter denne bestemmelse i sager, hvor der vil blive truffet afgørelse. Hermed sigtes der til sager om udfærdigelse af retsakter (forvaltningsakter) i forhold til borgerne. Uden for offentlighedslovens § 6 falder således f.eks., hvad der i almindelighed betegnes som faktisk forvaltningsvirksomhed, samt den sagsbehandling, der eventuelt sker i forbindelse med forberedelsen af konkrete tjenestebefalinger til offentligt ansatte, jf. herved John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (3. udg. 1998), side 151 f.

Om spørgsmålet kan endvidere henvises til bl.a. Hans Gammeltoft-Hansen m.fl., Forvaltningsret (1994), side 277. Her er det anført, at det følger af god forvaltningsskik, at en myndighed – uanset om der er tale om en afgørelsessag omfattet af bestemmelsen i § 6 - sørger for at gøre skriftligt notat om ekspeditioner af væsentlig betydning for behandlingen af en sag, hvis de pågældende ekspeditioner ikke fremgår af sagens akter i h;vrigt.

Forsvarsministeriet har i den forbindelse gjort opmærksom på, at de synspunkter om den danske holdning til spørgsmålet om valg af formand for EU´s militærkomité, som blev tilkendegivet under den pågældende telefonsamtale mellem Forsvarsministeriets departementschef og forsvarschefen, fremgår af henholdsvis forsvarschefens skrivelse af 21. februar 2001 og departementschefens besvarelse heraf af 20. marts 2001, jf. Udenrigsministeriets og Forsvarsmini steriets redegørelse af 24. april 2001 om valg af formand for EU´s militærkomité, som er sendt til bl.a. Folketingets Europaudvalg (Alm. del – bilag 1096).